物流服務(wù)業(yè)務(wù)操作流程圖

一、業(yè)務(wù)流程示意圖

二、具體操作程序
1、洽談協(xié)商業(yè)務(wù)
業(yè)務(wù)部門(mén)與委托人洽談業(yè)務(wù)時(shí)，負責受理業(yè)務(wù)的工作人員，要向委托人詢(xún)問(wèn)代理貨物的品名、屬性、包裝、規格、質(zhì)量、數量、價(jià)值、發(fā)站和到站等情況，講清物流服務(wù)業(yè)務(wù)的服務(wù)內容、收費依據、收費標準和計費辦法等內容。為委托人設計最佳運輸方案，向委托人通報物流服務(wù)總體報價(jià)，提供《服務(wù)報價(jià)單》（見(jiàn)物流管理工作手冊第61頁(yè)），一式兩份，雙方簽字后各執一份，做好物流服務(wù)的準備工作。
2、簽訂物流服務(wù)合同
委托人同意我方為其提供物流服務(wù)后，業(yè)務(wù)員要與委托人簽訂《物流服務(wù)合同》（見(jiàn)物流管理工作手冊第56頁(yè)），合同一式兩份，雙方簽字蓋章后，各執一份。辦理每一批貨物時(shí)要簽訂《物流服務(wù)補充協(xié)議》（見(jiàn)物流管理工作手冊第62頁(yè)），每批物流服務(wù)的物流數量、物流費用等，在《補充協(xié)議》中約定。協(xié)議一式兩份，雙方簽字蓋章后，各執一份。合同和協(xié)議中要明確委托代理貨物的品名、代理總量、服務(wù)內容、收費標準、收費依據、各項費用、結算方式、合同期限等內容。
3、登記合同臺賬
我方留存的合同交合同管理員統一管理，由合同管理員負責登記《合同管理臺賬》（見(jiàn)物流管理工作手冊55頁(yè)），建立合同管理檔案。同時(shí)將合同復印件傳遞給業(yè)務(wù)員和結算員，作為辦理代理業(yè)務(wù)和結算手續的依據。
4、接收物流貨物
業(yè)務(wù)員依據《物流服務(wù)合同》的有關(guān)約定，在貨物起點(diǎn)與委托方工作人員驗收代理貨物，辦理交接手續，填寫(xiě)《物流代理服務(wù)貨物驗收交接單》（見(jiàn)發(fā)送運輸代理操作程序附件1），一式兩份，雙方簽字后，各執一份?！督唤訂巍分幸鞔_登記委托人單位名稱(chēng)或個(gè)人姓名，代理貨物的名稱(chēng)、包裝、規格、件數、數量、價(jià)值，以及貨物的發(fā)站和到站等內容，作為辦理代理業(yè)務(wù)的依據。與委托人交接貨物后，經(jīng)過(guò)短途運輸將貨物運至倉儲基地，按委托人的要求進(jìn)行整理包裝，達到鐵路運輸條件。
 5、辦理運輸手續
經(jīng)過(guò)整理包裝，需代理的貨物達到鐵路運輸條件后，業(yè)務(wù)員要依據《物流服務(wù)合同》的約定及《物流代理服務(wù)貨物驗收交接單》的相關(guān)內容，按合同規定的時(shí)限編制運輸方案，代委托人提報整車(chē)運輸服務(wù)訂單、填報運單、辦理請車(chē)，請車(chē)時(shí)《物流企業(yè)服務(wù)（日請車(chē)）登記臺賬》（見(jiàn)物流管理工作手冊第49頁(yè)）。承認車(chē)下達后，業(yè)務(wù)員要積極做好裝車(chē)前的各項準備工作，同時(shí)與車(chē)站溝通，按車(chē)種配置空車(chē)，確保兌現日裝車(chē)計劃。替委托人墊（代）運雜費等費用的企業(yè)，結算運雜費后，業(yè)務(wù)員要將有關(guān)票據及時(shí)返給委托人，并填寫(xiě)《票據傳遞交接登記簿》（見(jiàn)物流管理工作手冊第99頁(yè)），一式兩份，雙方簽字后，各執一份。
6、辦理預交款手續
在辦理代理貨物請車(chē)時(shí)，業(yè)務(wù)員根據委托人擬代理發(fā)送貨物車(chē)數，出具《物流服務(wù)預交款通知單》（見(jiàn)全程運輸代理業(yè)務(wù)操作流程附件1），一式叁份，雙方簽字后，由委托人到收款員處辦理預交款手續，將代理服務(wù)費及相關(guān)費用交收款員。收款員依據業(yè)務(wù)出具的《物流服務(wù)預交款通知單》為客戶(hù)辦理預交款手續，在《物流服務(wù)預交款通知單》上加蓋收訖戳記，自留一份，返業(yè)務(wù)員一份，交客戶(hù)一份。
7、監督貨物裝車(chē)
業(yè)務(wù)員依據由收款員出具并加蓋收訖戳記的《物流代理服務(wù)預交款通知單》，在現場(chǎng)監裝，確保貨物按運單填報的品名、件數、重量裝車(chē)，達到不破損、不短少、準確掌握車(chē)種、車(chē)數、重量、件數、車(chē)號等各項信息，直到施封完畢。裝車(chē)后，業(yè)務(wù)員登記《物流企業(yè)服務(wù)（裝車(chē)）登記簿》（見(jiàn)物流管理工作手冊第50頁(yè)）和《物流通知單》（見(jiàn)物流管理工作手冊第63頁(yè)），并將《通知單》和《領(lǐng)貨憑證》轉給到達地物流合作企業(yè)。同時(shí)，將有關(guān)信息傳達給委托人。
8、辦理結算手續
（1）業(yè)務(wù)員依據《物流企業(yè)服務(wù)（裝車(chē)）登記簿》和《全程運輸代理服務(wù)補充協(xié)議》，填寫(xiě)《物流代理服務(wù)貨物結算通知單》（見(jiàn)發(fā)送運輸代理業(yè)務(wù)操作流程附件2），一式兩份，雙方簽字后，自留一份，交委托人一份，由客戶(hù)到結算員處辦理結算手續。
（2）結算員依據委托人持有的業(yè)務(wù)員出據的《通知單》為委托人辦理結算手續，并留存《通知單》，同時(shí)出據《物流代理服務(wù)貨物結算單》（見(jiàn)發(fā)送運輸代理業(yè)務(wù)操作流程附件3），一式兩份，雙方簽字后，自留一份，交委托人一份。
（3）收款員依據委托人持有的由結算員出具的《物流代理服務(wù)貨物結算單》和《物流代理服務(wù)預交款通知單》為委托人辦理結款手續，預交款多退少補，開(kāi)據運輸代理專(zhuān)用發(fā)票，在結算單和發(fā)票上加蓋收訖戳記。收回《物流代理服務(wù)預交款通知單》，留存《結算單》。專(zhuān)用發(fā)票一式肆份，交貨主一份，返集團收入一份，交財務(wù)一份，自留一份。
9、上繳收取款項
收款員統計當日所收款項，填寫(xiě)財務(wù)統一格式的《繳款單》和《日進(jìn)繳款報表》（見(jiàn)發(fā)送運輸代理操作程序附件5），一式兩份，同所收款項一并上繳財務(wù)部門(mén)。出納員核對無(wú)誤后，雙方簽字，在《繳款單》和《日進(jìn)繳款報表》上加蓋收訖戳記，返給收款員一份。并依據《物流服務(wù)合作協(xié)議》的約定，支付物流合作企業(yè)物流服務(wù)費用，同時(shí)給收款員開(kāi)據收據。
10、協(xié)作辦理送達
我方要與到達地物流企業(yè)簽訂《物流服務(wù)合作協(xié)議》（見(jiàn)物流管理工作手冊第60頁(yè)），協(xié)議一式兩份，簽字蓋章后，雙方各執一份。由到達地合作企業(yè)領(lǐng)取貨物組織短途運輸運抵委托人指定地點(diǎn)，交付給收貨人，并辦理交接手續，按實(shí)際情況填記《物流回執單》（見(jiàn)物流管理工作手冊第64頁(yè)），與收貨人共同簽字并加蓋戳記后返給我方，我方將回執單復印件交委托人，作為一批物流業(yè)務(wù)的結算依據。
11、辦理貨物理賠
如發(fā)生貨物破損、丟失需填記《貨物事故報告單》，經(jīng)確認手續齊全，符合理賠條件，由我方先行向委托人賠付。我方賠付后，要及時(shí)查清貨損、貨差原因，確認責任人和責任部門(mén)，辦理相關(guān)索賠手續，向有關(guān)責任人或保價(jià)機構提出索賠要求。
三、工作要求
1、開(kāi)展物流服務(wù)業(yè)務(wù)，必須使用統一的合同文本，簽訂規范的《物流服務(wù)合同》，嚴格按約定履行合同。
2、必須及時(shí)給貨主開(kāi)據專(zhuān)用發(fā)票，每辦理一批貨物必須單獨開(kāi)據運輸代理專(zhuān)用發(fā)票，貨主不要的要自行留存。
3、財務(wù)部門(mén)要加強監管力度，每月月末要對業(yè)務(wù)員、結算員、收款員的合同、報表、臺賬進(jìn)行核對，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，保證收入真實(shí)和安全。
4、整個(gè)物流服務(wù)操作過(guò)程要做到代理合同、貨物驗收交接單、結算通知單、結算單、統計臺賬、專(zhuān)用發(fā)票、日進(jìn)款報表等手續的各種編號、品種、噸數、收費標準、收費金額相一致。